El registro para exposiciones suele tener unas particularidades muy destacables en el sector del turismo y eventos.
Antes de empezar, te sugerimos que leas nuestro post “Clases de registro en eventos” para que puedas conocer las diferentes opciones que puedes implementar en tu evento.
En este post, nos gustaría acompañarte a descubrir las características y opciones para optimizar el registro, el control de asistencia y aumentar la seguridad con el control de aforo.
Además la información es poder por lo que analizar el comportamiento de tus usuarios te permitirá mejorar la experiencia de los asistentes en próximas ediciones. Pues sin más demora, empecemos…
Características
El registro para exposiciones es normalmente un registro muy rápido, lo más importante es la velocidad en la acreditación de asistentes.
También es importante que el registro tenga el menor costo posible por asistente. Esto se debe a que muchas expos son masivas y no tienen costo de entrada por lo que los materiales del gafete suelen ser muy sencillos. Normalmente se componen por un cordón agujeta junto con un gafete de cartulina sulfatada y una etiqueta personalizada.
Suelen ser masivas y por ello hay que controlar en todo momento la afluencia y los tiempos de espera. Si esto falla podemos saturar el sistema de registro y generar colas interminables. Existen diferentes técnicas y tecnologías para evitar esto como el registro en línea previo, el autoregistro o la calendarización de asistencia.
Registro en línea
El registro en línea es el arma secreta para un registro en sitio eficaz. Es la parte más importante y que mejor se planifica con el objetivo de pre-registrar a nuestros asistentes previamente al evento.
Una vez registrados los asistentes recibirán una confirmación de registro con un código QR que les permitirá acreditarse de forma automática en el evento garantizando un registro y acreditación seguro, rápido y eficaz.
Estrategia para aumentar el registro online
Debemos diferenciar entre el registro para exposiciones con costo y de entrada gratuita.
Cuando la entrada tiene costo la mejor estrategia es la subida de precios gradual conforme se va acercando el evento. Para evitar la incertidumbre, una política de devoluciones que sea accesible y clara para garantizar la tranquilidad en el reembolso. De esta forma motivamos el registro y pago en línea.
Cuando la entrada es gratuita, lo mejor es la difusión y comunicación masiva a los segmentos interesados. Nos podemos ayudar de canales digitales o BTL pero también algunos canales tradicionales pueden ser altamente efectivos. Debemos conocer el target que nos interesa informar y su comportamiento. ¿Qué le interesa?, ¿Que canales consume?, ¿Cómo puedo llamar su atención?, ¿Que horario está más receptivo?, etc.
Además no hay nada que venda más que la palabra ¡GRATIS! utilizada correctamente. Difundamos que el evento no tiene costo, los beneficios que obtenemos al asistir y facilitemos el registro para que sea rápido y sencillo.
Captura de información relevante
De igual forma la captura de información depende del tipo de expo.
En una expo con costo el compromiso por asistir es mayor. Suele ser una temática muy específica y podemos recabar más información para conocer mejor a los asistentes. A pesar de todo la recomendación es obtener los datos más significativos para nosotros y los expositores.
En el caso de una expo gratuita suelen tratar temas menos específicos o técnicos y el interés por asistir puede que no sea tan alto. Al tratar con un nivel más bajo de compromiso debemos de acortar el formulario de registro y optimizar la información que será clave para el evento.
Es importante simplificar el registro y evitar que los usuarios decidan salir del proceso de registro en línea. También hay que tener una política de privacidad de datos disponible para los visitantes. Esta política debe estipular los datos que se van a recopilar y el uso que se va dar a esa información.
Además debemos de tomar las decisiones relacionadas con las plataformas que queremos que existan en nuestra expo como puede ser la programación de asistencia o las “citas asistente-expositor“. Puedes encontrar más información sobre nuestra tecnología para eventos en “Software de registro para eventos“
Programación de asistencia
La calendarización o programación de asistencia es un nuevo servicio para añadir seguridad a las expos. Con la llegada del Covid-19 los protocolos de seguridad han aparecido también como parte esencial a la hora de planificar.
Para evitar aglomeraciones y situaciones de masificación los asistentes pueden informar en el registro las horas o turnos que desean asistir. La idea es que los turnos tienen cupo limitado y evitan así que haya un mayor aforo en el recinto.
Si quieres aprender más sobre nuestros protocolos de seguridad en el registro para exposiciones te recomendamos: “Protocolo de seguridad para eventos covid-19“.
Registro en sitio
Explicamos este proceso de forma muy detenida en nuestro post “Registro en sitio y acreditación para eventos“.
Para realizar el registro para exposiciones debemos tener en cuenta muchos factores como puede ser la sede del evento, los días que va a durar el evento, los asistentes que esperamos recibir, las características del target, la logística de registro en sitio, control de accesos y el presupuesto disponible.
Registro en PWA App
Otra opción que puede ser interesante para tu congreso es la App del evento. Se trata de un registro en el que no se utiliza una acreditación física sino una acreditación digital con un código QR que pueden llevar directamente desde su celular. Este tipo de registros están creciendo y cada vez más organizadores nos solicitan la App para el registro al evento. Puedes ver más información en “Apps para eventos PWA y Nativas“.
En sitio se realiza un control de accesos que verifica que los códigos QR que presenten los asistentes sean válidos. La ventaja de este sistema es que los asistentes pueden registrarse en el momento que deseen, tienen toda la información a mano, pueden realizar networking a través de la aplicación y no es necesario utilizar materiales de acreditación.
Control de accesos
Existen diferentes tecnologías para realizar el control de accesos como el QR o código de barras, RFID o NFC. Si quieres conocer más sobre el control te recomendamos que entres a “Control de accesos en eventos“.
Control de entrada
Podemos saber quien entra al evento añadiendo seguridad a la entrada. Recibimos información sobre el comportamiento de los asistentes durante el evento. Por ejemplo, cuantas personas asistieron los diferentes días o que horas son las más activas.
Control de permanencia
El control de permanencia se distingue por añadir un control de salida adicional. Con este control podemos conocer el nivel de interés de la expo. Un porcentaje de permanencia alto significa un alto interés por parte de la audiencia, en cambio un porcentaje bajo significa poco interés.
Control de aforo
El control del aforo se ha convertido en parte esencial de cualquier registro para exposiciones. La necesidad de limitar y de controlar la capacidad de los espacios han otorgado a este servicio una importancia especial en cualquier evento. La recomendación es utilizar la programación de asistencia para planificar previamente la capacidad del recinto y los diferentes turnos durante el evento para que los asistentes puedan decidir desde el registro online el horario que mejor se adapte a ellos.
Durante el evento realizamos un control de accesos para que solo los asistentes con ese turno puedan acceder. Entra en “Control de aforo en eventos” para información más detallada.
Escáner para expositores
Todos sabemos que los protagonistas de una expo son los expositores. Las oportunidades de negocio dentro del recinto es el motivo por el cúal se patrocina el evento. Ellos son los clientes de los organizadores y todos sabemos que al cliente se le tiene que cuidar.
Por ello hay que crear las facilidades necesarias para que puedan interactuar con el asistente para llegar al objetivo que todas las empresas se marcan dentro de un evento, ¡aumentar las ventas y crear nuevos clientes!.
El escáner para expositores permite a los expositores crear una base de datos, de forma fácil y rápida, con la información de los visitantes que estén interesados en sus productos y servicios. Con una base de datos podemos realizar una comunicación digital sin intercambios de papel o tarjetas de contacto. Además la base de datos nos permite una segmentación óptima basada en intereses, locación o categoría entre otras, con el fin de aumentar y medir el ROI del evento.
Conoce más en “Escáner para expositores”.
Citas asistente-expositor
Permite a los expositores planificar y programar eficientemente su agenda y que los asistentes sean los que soliciten los horarios de las citas que más se ajusten a sus necesidades. Gracias a esta plataforma se consiguen reuniones con clientes y proveedores potenciales. Esta plataforma es muy útil para las expos tanto para asistencia masiva como para asistencia muy especializada.
Si quieres saber más entra en “Citas asistente-expositor” para información más detallada.
Estadísticas y reportes
Por último debemos de tener claro que las estadísticas que conseguimos a través del registro y control de accesos son abundantes y no solo sirve para saber cuantas personas asistieron sino para saber como se comportan y que percepción tienen del evento. También podemos sacar conclusiones sobre el interés generado, que horarios tienen más afluencia o cual es nuestro público con mayor aceptación.
Nosotros te ayudamos con el registro para expos asesorando y acompañando de la mano en todas las decisiones. Si tienes dudas puedes contactar con nosotros para recibir más información.
Recuerda que Tecnoregistro es: ¡La primera experiencia de tu evento!
