Las agencias de eventos, en ocasiones, estamos tan adaptados a lo de siempre que es complicado poder llegar a ver las innovaciones que se pueden llevar a cabo en los eventos (a pesar de que sabemos la importancia que tiene ser pionero en este sector que cambia día a día). En este post vamos a poder observar que se pueden realizar diferentes clases de registro en eventos.
En otras ocasiones esa limitación se ve impuesta por los limites económicos de los clientes. Tal vez no ven la importancia de tener un buen registro rápido y con estadísticas fiables o información real de cuantos asistentes acuden a cada salón o el tiempo que permanecen en el.
Por ello es importante tener en cuenta las diferentes clases de registro en eventos que puede haber y cuando utilizarlos en cada ocasión.
Registro de asistencia
El registro de asistencia se suele utilizar en eventos gratuitos como por ejemplo Exposiciones donde el dato más importante es saber cuantos asistentes acuden al evento. Pero además, hay información muy importante que podemos obtener con un buen registro como por ejemplo saber de donde son o como se enteraron del evento. A través de esta información podemos realizar comunicaciones a través de herramientas como mailing.
Esta información es de vital importancia sobretodo a la hora de organizar el siguiente evento. Si nuestros asistentes son de Monterrey y Mérida sabemos que en estas regiones nuestro evento será mucho más popular. Además si sabemos que el 45% de los participantes se han enterado del evento mediante redes sociales sabremos que es el medio por el que hay que seguir apostando.
Registro de acreditación
El registro de acreditación puede ser el mayor problema para los organizadores de eventos si no hay una buena planificación y asesoramiento detrás. El pago de cuotas y gestión de las inscripciones puede llegar a ser una autentica pesadilla por lo que tener sistemas que sean fáciles y permitan la sistematización de todas estas tareas.
Este tipo de registro permite conocer a los asistentes y categorizarlos. En un congreso podemos distinguir a los speakers, a los asistentes o a los expositores comerciales. También nos permite tener identificados a los asistentes que sí tengan acceso al congreso ya que suelen durar varios días y sería molesto cada día pasar asistencia.
Puedes conocer como realizar una acreditación leyendo nuestro post Registro en sitio y acreditación para eventos.
Registro de boletaje
Este registro es perfecto para lanzamientos de productos, para cenas, espectáculos o eventos privados. Es un sistema económico y de fácil operación puesto que no conlleva el costo de material y nos permite hacer un evento mucho más ecológico. Simplemente se envía el código de entrada a los invitados o bien se crea un formulario para que se registren los interesados en asistir.
Una vez realizado el envío de los códigos se escanean en sitio para detectar y verificar la autenticidad del código. Si es válido se autentifica con el sistema, en cambio si el código no es válido nos marcará error en el sistema. También se puede realizar con boletos físicos que se pueden repartir entre los asistentes de forma previa al evento.
Si estás interesado en este sistema de registro para eventos puedes informarte más a través de nuestro post Boletaje para eventos.
Control de accesos
El control de accesos es el sistema con más versatilidad y que mejor resultados puede darnos entre las diferentes clases de registro en eventos. Además nos proporciona información relevante para conocer los puntos fuertes y débiles de nuestro evento. Se trata de un sistema mucho más veraz que las propias encuestas puesto que podemos ver el comportamiento y respuesta de los asistentes a nuestras propuestas.
En nuestra experiencia hemos podido detectar como speakers muy bien valorados en las encuestas apenas tienen audiencia o bien tienen una audiencia fugaz (asistentes que entran y no permanecen mucho tiempo en la ponencia). De esta forma podemos detectar que ponencias son interesantes para los asistentes y que ponencias no son realmente interesantes. Este sistema también es de utilidad cuando la asistencia al evento está condicionada a cierto porcentaje o tiempo de asistencia.
Además el control de accesos nos permite personalizar la experiencia puesto que antes de que llegue el asistente podemos conocer la información como nombre o la ciudad en la que reside. A través de este sistema podemos personalizar la experiencia en la entrada de los salones VIP o que el asistente pueda recibir la bienvenida a través de una pantalla. Si quieres más información puedes visitar nuestra post Control de accesos en eventos
Recuerda que Tecnoregistro es: ¡La primera experiencia de tu evento!
