¿Necesitas vender boletos para tu evento?, ¿Sabes como vender boletos para eventos?, ¿Conoces que es un sistema de venta de boletos para eventos?. Te explicamos como funciona el boletaje para eventos. Como hacerlo, como vender más boletos para tu evento, como ahorrar en costes y que opciones tienes.
Existen muchas aplicaciones para la venta de boletos para eventos y seguramente muchas de ellas se ajustarán a tus necesidades pero necesitas tomar algunas decisiones importantes antes de decidirte. La primera decisión que debemos tomar cuando queremos vender los boletos de nuestro evento es si queremos realizar una entrega de boleto físico o digital.
Boleto digital
En caso de querer vender boletos digitales lo más sencillo es incluir un código de barras o QR en el correo de confirmación. De esta forma a la llegada al evento se realiza un control de acceso y se verifica que el código QR o código de barras sea válido. Esta forma de vender boletaje para eventos es la más simple, sencilla, rápida y ecológica puesto que no es necesario la impresión del boleto.
Por otra parte ¡OJO! hay que tener en cuenta que al trabajar con códigos no es aconsejable que los asistentes puedan entrar, salir y volver a entrar por el riesgo que tienen los códigos de ser duplicados. Para evitar la trampa una vez se permite la entrada de una persona con un código determinado ya no es posible la entrada con ese mismo código. Es importante comunicar en el boleto que si se sale del recinto no hay posibilidad de entrar de nuevo. Sin embargo para solucionar este detalle se pueden usar pulseras de tyvek por ejemplo.
Boleto físico
La venta de boletos para eventos físicos en cambio tiene otras particularidades. Se trata de papel térmico (si hacemos más de 10000 boletos) o papel sulfatado (si realizamos menos de 10000 boletos). Estos boletos pueden incluir un holograma de seguridad, por tanto, podemos permitir la salida y entrada de asistentes al evento ya que no es posible la falsificación.
Para la distribución es algo más complicado porque es necesario tener diferentes puntos de venta ya sea por parte de los organizadores o del proveedor de boletaje para eventos que tenga diferentes puntos de venta como es el caso de ticketmaster.
Otra opción que solemos realizar es el envío de los boletos por mensajería pero obviamente eleva el costo de la distribución. Tenemos que tener en cuenta el alcance y costos para elegir la compañía de mensajería que mejor se adapte a nuestras necesidades de distribución.
Boleto digital y físico
Otra opción que proponemos es realizar la venta de boletos de forma digital y en el evento realizar la entrega de entradas. Esta opción soluciona el problema de querer entregar boleto físico pero no tener la capacidad para ello, por falta de sedes o presupuesto.
La logística es simple, compramos el boleto y recibimos un código de forma digital. A la llegada al evento recogemos nuestro boleto en los módulos de impresión de boletos. Una vez ya tengo el boleto físico paso al control de acceso para que validen la entrada al evento.
Este sistema recoge lo mejor de los dos sistemas, sin embargo, eleva ligeramente el presupuesto porque hay que utilizar más capital humano para la entrega de los boletos.
Pasarelas de pago
Las pasarelas de pago son muy importantes a la hora de tomar decisiones sobre el software para venta de boletos que voy a elegir.
En algunas plataformas podemos implementar nuestra pasarela de pago virtual como PayPal o Open Pay, en otras los ingresos van directamente a la empresa de registro. Esto ocurre porque en muchas ocasiones las pasarelas de pago no están bien configuradas, por tanto, los pagos y confirmaciones no se realizan automáticamente. En cambio las pasarelas de pago de las empresas de boletaje para eventos ya están configuradas para que todo se realice de forma automática.
Cada pasarela de pago tiene diferentes planes y comisiones que debemos conocer y tener en cuenta, normalmente se encuentran en la web de nuestro proveedor como PayPal, Mercado Pago, Open Pay, etc.
En algunas plataformas es posible incluso realizar el pago a través de transferencias bancarias pero es importante saber que no todas están automatizadas por lo que hay que realizar la confirmación de forma manual comprobando las referencias y los ingresos en la cuenta. Nada recomendable en eventos masivos.
Por último hay que tener en cuenta la disponibilidad de ingresos a los que podemos acceder. Algunas empresas de boletos solo dan la posibilidad de disponer de los ingresos una vez termina el evento, otras, tienen más flexibilidad a la hora de realizar los depósitos a sus clientes, todo depende de la política de la empresa.
Marketing y difusión
El marketing y difusión de nuestro evento es también muy importante puesto que depende de si nuestro evento es un evento masivo o se trata de un evento más especializado. Existen muchas herramientas para realizar la difusión del evento como redes sociales, radio, televisión, revistas especializadas, periódicos o espectaculares. Dependiendo del público nos interesan algunos soportes publicitarios u otros.
Algunas empresas de boletaje para eventos disponen de una serie de servicios de marketing y difusión del evento en sus propios portales web muy potentes pero hay que considerar que no se trata de una difusión segmentada sino masiva y que por tanto solo es aconsejable si nuestro evento es al público en general, pero no, si queremos llegar a un público de expertos o segmentos más específicos.
Costos de software de boletos
También hay que tener en cuenta los diferentes costos y planes que ofrecen las empresas de venta de boletos. Existen dos modalidades para pagar los servicios, en el primero, el organizador absorbe el costo ya sea por comisión o por la renta de la plataforma. En el segundo los asistentes van a pagar una comisión por la compra y por tanto el precio de la entrada va a subir.
¿Cuándo elegir un plan por comisión o de renta?
La respuesta es sencilla, si se trata de un evento masivo o de costo alto nos va a convenir una renta del software, en cambio, si el evento es para una minoría o el costo de entrada es gratuito nos va a convenir pagar una comisión.
Por nuestra experiencia y teniendo en cuenta que normalmente la comisión que se llevan las empresas de venta de boletos es de un 5%, el límite es aproximadamente el ingreso de $500,000 MXN. Esto quiere decir que, si aproximadamente el ingreso que vamos a realizar es menor a $500,000 MXN nos conviene realizar un plan de comisión, es decir, pagar el 5%. En cambio si el ingreso es mayor a $500,000 MXN será más conveniente realizar la renta del software.
¿Absorbemos nosotros el costo o lo asume el asistente?
Pues depende de nuevo del evento y de la oferta y demanda. Si nosotros pagamos la comisión, tendremos en cuenta las variables de asistentes y costo de entrada para decidir entre comisión o renta del software de venta de boletos. Si vamos a ingresar una cantidad importante de dinero es conveniente que nosotros paguemos la renta del software para venta de boletos.
En cambio, si la comisión la paga el cliente final, el precio de la entrada subirá, es cierto, no pagaremos nada pero es posible que no sea la opción más rentable. Hay que analizar la oferta y demanda, si el costo sube es posible que muchos compradores no estén dispuestos a pagar el precio final por lo que perdemos oportunidades de llenar el evento.
La recomendación final es: Si nuestro ingreso final es menor a $500,000 MXN conviene pagar comisión y que esta comisión se absorba por los asistentes. Sin embargo si el ingreso estimado es superior a $500,000 MXN nos conviene la renta y que nosotros paguemos ese costo del servicio.
Personal para el control de acceso
El personal que opera en el evento también es una variable que debemos considerar a la hora de elegir la empresa de boletaje para eventos. Este servicio tiene como objetivo informar a los asistentes, imprimir los boletos, validar los boletos en el control de accesos, guiar a los asistentes y solucionar los inconvenientes que puedan tener los diferentes asistentes.
Sí tenemos la posibilidad de llevar a nuestro propio personal existen aplicaciones de control de accesos que son realmente muy potentes y sencillas de utilizar. Generalmente la podemos descargar en cualquier celular con cámara que pueda leer los códigos QR. También existen lectoras de códigos de barras que permiten la lectura mucho más rápida y eficaz.
Sin embargo, hay empresas que únicamente se dedican a la venta de boletos y no disponen de servicio de control de acceso. Necesitamos contratar personal que se haga cargo de recibir a los asistentes, imprimir el boleto y/o de verificar que el boleto sea válido. Es posible que surjan algunas complicaciones como perdidas de los boletos u otros inconvenientes que es necesario la presencia de un experto o encargado para su solución.
Mapeado de ubicación en la sala
También existe la posibilidad de mapear las ubicaciones de los asientos. Es un sistema rápido, intuitivo, que permite a los asistentes elegir el lugar que deseen y segmentar el precio acorde a su ubicación pero genera un costo extra por el desarrollo y renderizado del salón. Este sistema se utiliza cuando son eventos de larga duración y se realizan eventos en el mismo salón como por ejemplo salas de cine o de teatro donde esa inversión se ve amortizada en el tiempo.
Como vemos es complejo elegir una empresa de boletaje para eventos que nos de un servicio 360 de registro y que además te permita aumentar tus ingresos. Si tienes alguna duda puedes ponerte en contacto con nosotros para que te podamos asesorar mejor. Igualmente también te invitamos a que dispongas de más información en nuestro artículo Software de registro.
Recuerda que Tecnoregistro es: ¡La primera experiencia de tu evento!
