¿Tienes planeado realizar un congreso?, ¿Ya sabes como realizar el registro para tu congreso? Te explicamos como funciona el registro para congresos, los pasos que debes seguir y los servicios y conceptos que debes tener claros antes de realizar tu propio registro o contratar a una empresa de registro.
Antes de empezar, te sugerimos que leas nuestro post “Clases de registro en eventos” para que puedas conocer las diferentes opciones que puedes implementar en tu evento. Sin más… empezamos:
Registro en línea
El registro en línea es el arma secreta para un registro en sitio eficaz. Es la parte más importante y que mejor se planifica con el objetivo de pre-registrar a nuestros asistentes previamente al evento.
Estrategia para aumentar el registro online
Para ello podemos utilizar diferentes estrategias, por ejemplo, una subida de precios conforme se va acercando el evento o para los asistentes con incertidumbre una política de devoluciones accesible de forma fácil y clara para garantizar la tranquilidad en el reembolso. De esta forma conseguimos que los asistentes tengan cierta motivación para realizar el registro y pago en línea.
Captura de información relevante
Es importante conocer la información relevante que necesitamos con el objetivo de reducir el formulario. De esta forma simplificamos el registro y evitamos que los usuarios decidan salir del proceso de registro en línea. También hay que tener una política de privacidad de datos disponible para los visitantes. Esta política debe estipular los datos que se van a recopilar y el uso que se va dar a esa información.
Además debemos de tomar las decisiones relacionadas con las plataformas que queremos que existan en nuestro congreso como puede ser la selección de pláticas o actividades dentro del congreso, información sobre vuelos y hospedaje o plataforma de abstracts y trabajos libres entre otras. Puedes encontrar más información en “Software de registro para eventos“
Gestión y administración de inscripciones
Una vez lanzamos el formulario empieza el trabajo de gestión y administración de inscripciones. Llevar el control de ingresos, notificar a los asistentes, realizar la facturación, analizar los reportes y estadísticas periódicas, realizar tareas de tele marketing o gestionar las becas y cortesías son algunas de las tareas que se deben realizar. Estas tareas conllevan una gran responsabilidad y sacrificio diario por parte de los encargados.
Una vez registrados los asistentes recibirán una confirmación de registro con un código QR que les permitirá acreditarse de forma automática en el evento garantizando un registro y acreditación seguro, rápido y eficaz.
Registro en sitio
Explicamos este proceso de forma muy detenida en nuestro post “Registro en sitio y acreditación para eventos“.
Para realizar el registro para congresos debemos tener en cuenta muchos factores como puede ser la sede del evento, los días que va a durar el evento, los asistentes que esperamos recibir, las características del target, la logística de registro en sitio y control de accesos y el presupuesto disponible.
Impresión de la acreditación
Si tu congreso es para una minoría la acreditación puede estar impresa antes del evento (solo para eventos con menos de 100 asistentes y con lista cerrada, es decir, no se permitan nuevos registros). Si por el contrario puede haber nuevos asistentes o es para una cantidad superior, la impresión por sistema se imprime en el mismo momento en el que llega el asistentes. Es más segura, rápida y con información en tiempo real.
Materiales de acreditación
Existen diferentes materiales con los que podemos realizar nuestra acreditación. Depende del presupuesto que tengamos podemos decidir entre diferentes materiales como cordones, gafetes, micas o pulseras. Si quieres más información sobre materiales puedes pulsar “aquí”
Registro en PWA App
Otra opción que puede ser interesante para tu congreso es la App del evento. Se trata de un registro en el que no se utiliza una acreditación física sino una acreditación digital con un código QR que pueden llevar directamente desde su celular. Este tipo de registros están creciendo y cada vez más organizadores nos solicitan la App para el registro al evento. Puedes ver más información en “Apps para eventos PWA y Nativas“.
En sitio se realiza un control de accesos que verifica que los códigos QR que presenten los asistentes sean válidos. La ventaja de este sistema es que los asistentes pueden registrarse en el momento que deseen, tienen toda la información a mano, pueden realizar networking a través de la aplicación y no es necesario utilizar materiales de acreditación.
Control de accesos
Existen diferentes tecnologías para realizar el control de accesos como el QR o código de barras, RFID o NFC. Si quieres conocer más sobre el control te recomendamos que entres a “Control de accesos en eventos“.
Control de entrada
El control de accesos es parte importante del congreso. Podemos saber quien entra al evento añadiendo seguridad a la entrada y recibimos información sobre el comportamiento de los asistentes durante el evento. Por ejemplo, con el control de acceso podemos conocer que pláticas o actividades son más populares.
Control de aforo
El control del aforo se ha convertido en parte esencial de cualquier registro para congresos. La necesidad de limitar y de controlar la capacidad de los espacios han otorgado a este servicio una importancia especial en cualquier evento. La recomendación es planificar previamente las diferentes actividades que se van a realizar durante el evento para que los asistentes puedan decidir desde el registro online el mejor itinerario y programa académico que les interese.
De esta forma podemos conocer las actividades con más popularidad y modificar la distribución de salones para las diferentes actividades. Durante el evento realizamos un control de accesos para que solo los asistentes con reserva puedan acceder. Entra en “Control de aforo en eventos” para información más detallada.
Para realizar el control de aforo en múltiples salones es necesario que los asistentes puedan entrar a su perfil de registro y puedan cambiar sus actividades (siempre que haya disponibilidad de aforo) cuando ellos quieran.
Control de permanencia
En muchos eventos, sobre todo en congresos es muy importante poder medir la permanencia. Esta permanencia normalmente sirve para poder obtener las constancias con puntos curriculares. Por ello los comités solicitan que los médicos permanezcan en las diferentes pláticas y ponencias entre un 60% y un 80% del tiempo para poder recibir sus constancias al evento.
Con este control, además, podemos conocer el nivel de interés en la plática. Una plática con un porcentaje de asistencia y permanencia alto significa un alto interés por parte de la audiencia, en cambio un porcentaje bajo significa una actividad de poco interés.
Entrega de constancias y memorias
En el registro para congresos, las constancias y memorias son muy importantes y preciadas para los asistentes. Si no planificamos y decidimos previamente la logística puede convertirse en un caos. En primer lugar la decisión será si se entregan físicas o digitales. Luego podemos decidir cuantas constancias y categorías habrá. Podemos elegir constancias para asistentes, ponentes, coordinadores o comité organizador entre otras.
Los puntos curriculares también es una importante decisión por parte del comité. Tenemos que decidir si se entregan constancias con puntos curriculares a todos los participantes o solo a los participantes con cierto porcentaje de asistencia. Para poder realizar esta segmentación es necesario que hayamos realizado un control de permanencia durante el evento. Cuando se imprima la constancia el sistema hará una lectura del porcentaje y entregará una constancia con o sin puntos curriculares.
Las constancias y memorias digitales nos permite generar los certificados de forma automática y sin generar desperdicio permitiendo así un evento más limpio y ecológico. Además través de este sistema podemos lanzar encuestas de satisfacción u opinión obteniendo una retroalimentación del evento.
Estadísticas y reportes
Por último debemos de tener claro que las estadísticas que conseguimos a través del registro y control de accesos son abundantes y no solo sirve para saber cuantas personas asistieron sino para saber como se comportan y que percepción tienen del evento. También podemos sacar conclusiones sobre el interés generado por las diferentes actividades, pláticas o cursos, que horarios tienen más afluencia o cual es nuestro público con mayor aceptación.
Como hemos visto son muchas las decisiones que debemos tomar en el área de registro para congresos. Nosotros te ayudamos con esta actividad asesorando y acompañando de la mano en todas las decisiones. Si tienes dudas puedes contactar con nosotros para recibir más información.
Recuerda que Tecnoregistro es: ¡La primera experiencia de tu evento!
