Cada evento es diferente y tiene particularidades que lo hacen único. Por esta razón, realizar el registro en sitio y acreditación para eventos suele ser una gran decisión para los organizadores.
Lo mejor es tener la mayor información posible para poder tomar la mejor decisión. Desde la logística de registro online y en sitio que se va a realizar hasta los materiales que utilizaremos en caso de que necesitemos realizar acreditación.
Debemos tener en cuenta muchos factores como puede ser:
- Sede del evento
- Días que va a durar el evento
- Cantidad de personas que esperamos recibir y acreditar
- La clase de asistentes que vamos a recibir
- Logística de entrada al evento (cobros, mobiliario, personal, etc)
- Presupuesto asignado al registro y acreditación de asistentes.
Todas estas variables influyen a la hora de seleccionar el registro más adecuado para nuestro evento. No es lo mismo realizar un registro para una expo masiva que para un congreso o convención de seguros.
Logística
El registro online o registro previo de los invitados es de vital importancia para que el registro en sitio y acreditación sea óptima. Si quieres ver más información te invitamos a que leas nuestro post El registro online, el arma secreta para el registro en sitio. Comprenderás la importancia de implementar un registro online para agilizar la acreditación.
Una vez en el evento podemos elegir diferentes opciones para el registro en sitio y acreditación para eventos:
Registro en sitio sin acreditación
Esta clase de registro podemos verlo muy a menudo en eventos masivos o exposiciones. La logística es muy simple, los asistentes una vez registrados acceden mediante una pulsera de tyvek o silicona. Esta clase de registro suele ser una opción muy económica. El registro se centra en generar una base de datos con la información de los asistentes.
En este tipo de eventos se permite el acceso a todos los asistentes que lleven la pulsera o sello. Por ejemplo podemos implementarlo en registro de expos masivas, conciertos o espectáculos masivos.
Esta opción es muy recomendable cuando la temática del evento es muy general o se trata de un evento gratuito. También es una buena opción para eventos de ocio como espectáculos, fiestas o conciertos. Por contra esta opción no es muy recomendada cuando el evento es de una temática específica, los asistentes son de un nivel alto o el evento dura más de un día.
Registro en sitio con acreditación
Este registro es el más común. Permite la identificación de los asistentes, aumenta la seguridad, mejora el networking y se pueden utilizar durante varios días.
Su logística también es simple, si el asistente ya realizó su registro online simplemente se le hará entrega de su acreditación. Esta acreditación puede estar impresa antes del evento (solo para eventos con menos de 100 asistentes y siempre que la lista esté cerrada, es decir, no se permitan nuevos registros) o impresión por sistema donde la acreditación se imprime en el mismo momento en el que llega el asistente.
La impresión por sistema permite una acreditación más rápida y recibir información en tiempo real como cuantos asistentes han llegado, a que hora han llegado más asistentes o cuantos registros se realizaron en sitio entre otros datos.
Esta clase de registro suele ser una opción muy recomendable para todo tipo de eventos y congresos por la versatilidad de los materiales que podemos utilizar puesto que se ajustan a todo tipo de presupuestos. Si embargo no lo recomendamos para eventos sustentables por la cantidad de desperdicio que se utiliza o eventos de pocas horas.
Registro vs Auto-registro
Otra de las opciones que debemos considerar a la hora de realizar un registro en sitio y acreditación para eventos es contemplar si nos interesa más tener estaciones de registro con personal que puedan atender de forma personalizada a nuestros asistentes o economizar el registro mediante estaciones de auto-registro.
Estas estaciones se utilizan para los asistentes que no realizaron el registro previo al evento y deben registrarse para que puedan obtener el gafete. Además hay que considerar que si el evento tiene costo de entrada tenemos que poner módulos de caja para recibir los pagos.
Las ventajas del registro es que nos permiten realizar un registro personalizado por lo que es recomendable para eventos con pocos asistentes o asistentes de perfil alto mientras que los módulos de auto-registro se suelen utilizar más para eventos masivos o temática general.
Registro en sitio mediante QR
Se trata de un registro en el que no se utiliza una acreditación física sino una acreditación digital como un código QR que pueden llevar directamente desde su celular. Este tipo de registros están creciendo y cada vez más organizadores nos solicitan la App para el registro al evento. Puedes ver más información en Apps para eventos PWA y Nativas.
Su logística es muy simple, los asistentes se registran al evento mediante la App y se crea un perfil con el usuario e información del asistente. En el menú de la App podemos ver la información del evento y del usuario e incluso se genera un QR que nos permite acceder e interactuar con otros asistentes.
En sitio se realiza un control de accesos que verifica que los códigos QR que presenten los asistentes sean válidos. La ventaja de este sistema es que los asistentes pueden registrarse en el momento que deseen, tienen la información a mano y no es necesario utilizar materiales de acreditación.
Esta clase de registro suele ser una opción muy recomendable para eventos empresariales tales como lanzamientos de productos, presentaciones, cenas y galas, foros o conferencias. Además la App tiene muchas ventajas, por ejemplo, nos permite un registro ágil, en tiempo real y ecológico además de una herramienta muy útil para el networking, interacción y comunicación entre asistentes y organizadores.
Materiales para acreditación
Sujeción para el gafete
Para sujetar el gafete podemos utilizar diferentes tipos de cordones o el yoyo:
- Cordones sublimados – Los más cómodos y con impresión a todo color resaltando la imagen de la marca
- Cordones de tela – Cordón intermedio, no es una opción cómoda pero permiten la impresión a una tinta
- Cordones de agujeta – Son los más económicos y se suelen utilizar para eventos masivos como expos
- Yoyo – Permite una sujeción del gafete pero se utiliza más para tarjetas de PVC
Gafetes
Podemos utilizar diferentes tipos de gafetes, los más utilizados son:
- Gafete de papel opalina y mica – Se personaliza el gafete y se protege mediante una mica o porta-gafete de plástico
- Gafete de cartulina y etiqueta – Gafete de cartulina que se personaliza mediante una etiqueta con la información del asistente
- Etiqueta – Se personaliza la etiqueta y se pega en el pecho del asistente. Es la opción más económica para la acreditación
- PVC – Se trata de una tarjeta de PVC personalizada. Solo se recomienda en eventos de perfil alto y con pocos asistentes.
Pulseras
Existen multitud de pulseras, además estas pulseras son prácticamente personalizables 100% y permiten incluso incorporar tecnología de control de acceso o incluso de pagos.
- Pulseras Tyvek – Son las pulseras más económicas recomendadas para eventos, se pueden imprimir a una tinta, dos, tres o a todo color. Muy recomendadas para eventos masivos o eventos con temáticas muy generales.
- Pulseras de Silicona – Estas pulseras son más caras que las tyvek pero ofrecen una mayor calidad y versatilidad
- Pulseras con chip – Estas pulsera incorporan un chip NFC o RFID que permiten muchas opciones en el evento como un control de acceso, gamificación, experiencias personalizadas o incluso el pago de servicios mediante la pulsera.
Como podemos ver existe una gran logística detrás para el registro en sitio y acreditación para eventos por lo que determinar el tipo de evento nos permitirá conocer la mejor opción para nosotros. Si tienes alguna duda más puedes asesorarte contactando con nosotros.
Recuerda que Tecnoregistro es: ¡La primera experiencia de tu evento!
