La necesidad hoy en día de que no haya filas o esperas en el registro de asistentes ha llevado a innovar y a modificar toda la logística de comunicación, inscripción y acreditación en eventos. Actualmente es una obligación que todo sea rápido, eficaz, bonito y además barato. Para ello el registro online y el registro en sitio tienen que funcionar como herramientas que se complementen.
Entonces… ¿Cómo podemos generar un registro de asistentes que sea rápido, bonito y barato?
La respuesta está en la planificación, estrategia y comunicación del evento. Cada evento es diferente pero generalmente existe una clave que funciona en todos los eventos, se trata del registro online o en línea.
Las nuevas tecnologías se han convertido en herramientas esenciales en los eventos. Actualmente publicamos los eventos a través de Internet y podemos hacer la comunicación y re-marketing para captar a los potenciales asistentes. Gracias a plataformas como las redes sociales o Adwords podemos conectar e informar a los asistentes e incluso podemos crear una comunidad donde el contenido se convierte en el pilar para atraer nuevos usuarios.
Usando estas herramientas y estableciendo una planificación adecuada y objetivos asequibles podemos atraer a estos usuarios para que se registren e incluso que hagan su pago a través de Internet. Para ello podemos utilizar una estrategia de aumento de precios o exponer los beneficios de asistir para motivar el registro previo al evento.
Actualmente se utilizan códigos QR en el correo de confirmación que permiten el acceso directo al evento. De esta forma agilizamos la entrada al evento de nuestros asistentes y conseguimos la efectividad al utilizar menos personal de registro.
Para garantizar un registro eficaz, bonito y barato tenemos que conseguir alrededor de un 70% de preregistros. De esta forma garantizamos que en el área de registro de asistentes no haya esperas y que la imagen del evento sea excelente.
En caso de que no consigamos esta cifra disponemos de estaciones de autoregistro que permiten agilizar el proceso de entrada. Por último también recomendamos que los formularios donde se captura la información sean los más cortos y relevantes posibles para que los usuarios puedan acceder con mayor facilidad.
Como hemos visto es indispensable que el registro online y el registro en sitio se complementen y trabajen como equipos para conseguir que el registro y el acceso al evento sea óptimo. Si tienes alguna duda también puedes ver Registro en sitio y acreditación para eventos o con mucho gusto te asesoramos directamente, ¡Contáctanos!
Recuerda que Tecnoregistro es: ¡La primera experiencia de tu evento!
