Control de accesos para eventos

El control de acceso para eventos es necesario cuando queremos controlar las personas que entran a nuestro evento. Por ejemplo un acceso mediante boletos o cuando queremos controlar y medir el comportamiento de nuestros asistentes como el aforo o la permanencia. Si quieres conocer más tipos de registro y control de accesos puedes visitar nuestro post Clases de registro en eventos.

Tipos de control de acceso para eventos

Boletos y códigos QR

El código QR es un código que contiene información. Esta información está encriptada en nuestro sistema y nos permite conocer la información del asistente. En otras palabras el QR nos dice quién es, a que hora ha llegado o si ha realizado el pago de su entrada entre otra información relevante. El QR es muy práctico, es sencillo de utilizar y mucha gente lo utiliza en su día a día.

Con el código QR podemos hacer una lista de invitados y enviarles la invitación de manera personal o podemos realizar una venta de boletos de nuestro evento. Cabe comentar que en el caso de boletos generalmente solo se aceptará una entrada por boleto o código QR por lo que cada uno es único e intransferible. Si quieres más información sobre boletos te invitamos a conocer “Boletaje para eventos“

Las aplicaciones del QR en eventos son muchas como:

Controlar la entrada
Controlar el aforo del recinto
Controlar la permanencia de los asistentes
Acceder rápidamente a la información desde nuestro propio celular

RFID o NFC

El control de accesos mediante RFID o NFC se consigue a través de un chip que se enlaza con el ID del asistente y nos permite conocer a través de unas antenas estratégicamente colocadas:

Quien accede a una sala (cuando queremos conocer quien esta entrando)
Por donde pasan los asistentes (cuando queremos conocer el flujo de los asistentes)
A que hora acceden (cuando queremos medir la asistencia)
A que hora entran y salen, es decir, cuanto tiempo han permanecido dentro (cuando queremos medir la permanencia)

El sistema permite además incorporar datos como por ejemplo fotografía, nombre o incluso un deposito bancario con el que realizar sus pagos durante el evento algo muy utilizado en festivales.

¿Qué podemos hacer con un control de accesos?

Control de entrada

Gracias al control de entrada podemos conocer quien tiene derecho a entrar al evento, es decir, quien ha pagado por asistir. De esta forma añadimos seguridad a nuestro evento. Podemos descubrir además boletos falsos o duplicidades en los QR puesto que solo se permite la entrada única de una persona por QR.

También otra aplicación muy útil es conocer la hora de llegada de nuestros asistentes. Esto nos ayudará en el futuro a planificar y optimizar la logística de registro y acceso.

Control de aforo

El control de aforo para eventos es el conteo de asistentes que entran y salen con el objetivo de conocer la cantidad de personas que se encuentran en el recinto.

El control de aforo se utilizará para poder controlar la afluencia de personas durante el evento, se pueden controlar el flujo de llegada o incluso la inscripción a las diferentes actividades y salones. De esta forma podemos asegurar que no haya aglomeraciones y de que los aforos y capacidades no se vean superados garantizando así la seguridad de los asistentes.

Si quieres más información te invitamos a que visites “Control de aforo para eventos“

Control de permanencia

En muchos eventos, sobre todo en congresos es muy importante poder medir la permanencia. Esta permanencia normalmente sirve para poder obtener las constancias con puntos curriculares. Por ello los comités solicitan que los médicos permanezcan en las diferentes pláticas y ponencias entre un 60% y un 80% del tiempo para poder recibir sus constancias al evento.

Medir el comportamiento de los asistentes

Otra de las ventajas que nos permite el control de accesos es conocer como se comporta el público. Averiguar el interés que generan las diferentes pláticas y actividades en los salones. Gracias al control de accesos se pueden además realizar análisis de satisfacción de los asistentes. Se suelen realizar encuestas pero pueden variar mucho de la realidad. Una plática con cinco estrellas en la encuesta pero asistencia baja significa que en realidad la actividad no tuvo mucho interés o que el publico está muy segmentado.

Con el control de accesos para eventos podemos planificar el evento del año siguiente y mejorar las diferentes platicas y actividades que se realizan. Podemos fortalecer aquellas actividades que han generado mucho interés y rechazar las que no han obtenido una gran asistencia o permanencia.

QR VS RFID

Estos controles se pueden llevar a cabo de forma manual a través de escáneres mediante códigos QR, pero también podemos realizarse automáticamente a través de antenas RFID. Ambos sistemas permiten generar reportes y estadísticas en las que se pueden medir la asistencia, el tiempo de permanencia, el porcentaje de permanencia y las horas de entrada y de salida de los asistentes.

Estos dos sistemas tienen sus pros y contras. Por una parte el sistema de escáner por código QR permite una lectura rápida y sin errores en los resultados finales pero es necesario solicitar a los asistentes la lectura de su QR cada vez que entren o salgan del salón o evento. Cuando se trata de un evento de VIPS suele ser molesto y repercute en la imagen del evento. En cambio el RFID permite una lectura rápida de las entradas y salidas de los asistentes pero hay que considerar que existe un margen de error del 5% aproximadamente.

Estamos notando que últimamente hay un incremento de solicitudes de control de accesos mediante código QR, sobre todo para el registro de eventos empresariales que se utilizan como boletos para el acceso. Los asistentes reciben su código QR, lo presentan directamente desde su celular y se verifica que el código QR sea válido. Este sistema funciona muy bien, es rápido, eficaz y fiable pero es necesario tener profesionales detrás que puedan solucionar imprevistos que puedan surgir a algunas situaciones con algunos asistentes.

Además para este tipo de sistemas existen herramientas muy poderosas que se utilizan también como aplicación para eventos pudiendo informar a los asistentes del programa, speakers o comité organizador, permitir el networking e interacción entre participantes, interactuar con las redes sociales, mantener una comunicación constante con los invitados e incluso generar una comunidad. Si quieres saber más sobre nuestra herramientas te invitamos a que leas nuestro post Apps para eventos PWA y Nativas.